Zusammenarbeit

Die Funktionen zur Zusammenarbeit von ElauPro ermöglichen es Ihnen, effizient mit Teammitgliedern, Kunden und Partnern an Ihren KNX-Integrationsprojekten zu arbeiten. Durch die Verwaltung von Kontakten, die Definition von Rollen und das Teilen von Projekten können Sie einen reibungslosen Arbeitsablauf schaffen, der die Kommunikation und die Projektdurchführung verbessert.

Kontaktverwaltung

Das Kontaktverwaltungssystem in ElauPro hilft Ihnen, alle Personen, die an Ihren Projekten beteiligt sind, zu organisieren und zu verwalten. Dieser zentrale Ansatz stellt sicher, dass jeder basierend auf seiner Rolle und Beziehung zu Ihrem Unternehmen angemessenen Zugang zu Projektinformationen hat.

Hinzufügen externer Kontakte

Externe Kontakte sind Personen außerhalb Ihres Unternehmens, mit denen Sie an Projekten zusammenarbeiten, wie z. B. Kunden, Elektriker oder externe Berater.

Um einen externen Kontakt hinzuzufügen:

Navigieren Sie zur Kontaktliste, indem Sie im Einstellungsmenü auf die Option "Kontaktliste" klicken.

Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Kontakt hinzufügen" in der oberen rechten Ecke.
Geben Sie im Dialogfeld "Neuen Kontakt hinzufügen" die erforderlichen Informationen ein:
- Vorname
- Nachname
- E-Mail (dies wird ihr Benutzername, wenn sie auf ElauPro zugreifen)
- Firmenname
- USt-IdNr. (falls zutreffend)
- Telefonnummer
- Adressdetails (Straße, Postleitzahl, Stadt, Land)
Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Dieser Benutzer ist Teil meines eigenen Unternehmens" nicht aktiviert ist.
Wählen Sie eine Rolle aus dem Dropdown-Menü (z. B. Kunde, Integrator, Elektriker).
Weisen Sie den Kontakt bestimmten Projekten über das Dropdown-Menü "Projekte" zu.
Klicken Sie auf "Speichern", um den Kontakt zu Ihrer Liste hinzuzufügen.

Hinzufügen von Unternehmensmitgliedern

Unternehmensmitglieder sind Kollegen, die Zugang zu ElauPro-Projekten benötigen. Sie als Kontakte hinzuzufügen, ermöglicht es Ihnen, Projekte zu teilen und spezifische Verantwortlichkeiten zuzuweisen.

Um ein Unternehmensmitglied hinzuzufügen:

Navigieren Sie zur Kontaktliste über das Einstellungsmenü.
Klicken Sie auf "Kontakt hinzufügen".
Füllen Sie die Kontaktdaten wie bei externen Kontakten aus.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Dieser Benutzer ist Teil meines eigenen Unternehmens".
Wählen Sie eine geeignete Rolle (typischerweise "Integrator").
Weisen Sie sie optional bestehenden Projekten zu.
Klicken Sie auf "Speichern".

Wenn Sie jemanden als Unternehmensmitglied hinzufügen, wird er mit einem Indikator in der Spalte "Ist Mitglied" Ihrer Kontaktliste angezeigt.

Kontaktinformationen

Jeder Kontakt in ElauPro hat verschiedene Eigenschaften, die seine Beziehung zu Ihren Projekten definieren und bestimmen, welche Aktionen er ausführen kann.

Die Kontaktinformationen umfassen:

Grundinformationen:
- Vollständiger Name: Der vollständige Name des Kontakts (angezeigt in der Spalte "Vollständiger Name")
- E-Mail: Wird für die Kommunikation und als Benutzername für den Systemzugang verwendet.
- Telefon: Für direkte Kommunikation.
- Adresse: Vollständige Adressinformationen für Dokumentationszwecke.
Rollenvergabe:
- Rolle: Bestimmt die Standardberechtigungen (Kunde, Integrator, Elektriker).
- Unternehmensmitgliedschaft: Gibt an, ob der Kontakt zu Ihrer Organisation gehört.
- Projekte: Zeigt an, welchen Projekten der Kontakt zugewiesen wurde.

Verwalten von Kontakten

Aus der Ansicht der Kontaktliste können Sie:

Alle Kontakte mit ihren E-Mail-Adressen, zugehörigen Projekten und Rollen anzeigen.
Kontakte mithilfe des Suchfelds oben rechts filtern.
Kontaktdaten bearbeiten, indem Sie auf das Stiftsymbol in der Aktionsspalte klicken.
Kontakte löschen, indem Sie auf das Papierkorbsymbol in der Aktionsspalte klicken.
Die E-Mail zum Teilen von Projekten erneut senden, indem Sie auf das E-Mail-Symbol in der Aktionsspalte klicken.

Rollenverwaltung

ElauPro verwendet ein rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem, um zu definieren, welche Aktionen verschiedene Benutzer innerhalb der Plattform ausführen können. Durch die Konfiguration geeigneter Rollen können Sie sicherstellen, dass Teammitglieder, Kunden und andere Mitwirkende genau den richtigen Zugriff haben, den sie benötigen, um effektiv zu Ihren Projekten beizutragen.

Erstellen benutzerdefinierter Rollen

ElauPro kommt mit Standardrollen (wie Integrator und Kunde), aber Sie können benutzerdefinierte Rollen erstellen, um Ihren spezifischen Arbeitsablaufanforderungen gerecht zu werden:

Klicken Sie auf dem Bildschirm der Kontaktliste auf die Schaltfläche „Rollen bearbeiten“, um auf die Rollenverwaltungsoberfläche zuzugreifen.
Klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Neue Rolle hinzufügen" in der oberen linken Ecke der Rollen-Seite.
Geben Sie im Feld "Rollenname" einen beschreibenden Namen für die neue Rolle ein (z. B. "Projektmanager", "Elektriker", "Berater").
Nachdem Sie einen Namen eingegeben haben, fahren Sie mit der Konfiguration der Berechtigungen für diese Rolle fort.

Zugriffsberechtigungen festlegen

Für jede Rolle können Sie detaillierte Berechtigungen für alle Abschnitte von ElauPro definieren:

Im Abschnitt "Berechtigungen" des Bildschirms zur Rollenverwaltung sehen Sie eine Liste aller verfügbaren Projektabschnitte:
- Gebäude
- Geräteübersicht
- Gerätetypen
- Kategorien
- Eingänge
- Panels
- KNX
- Visualisierung
- Berichte
- Dateien
Für jeden Abschnitt klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um eines der folgenden Berechtigungsniveaus festzulegen:
- Keine: Kein Zugriff auf diesen Abschnitt.
- Nur ansehen: Kann Inhalte in diesem Abschnitt ansehen, aber nicht ändern.
- Bearbeiten: Voller Zugriff auf das Anzeigen und Ändern von Inhalten in diesem Abschnitt.
Das Dropdown-Menü erweitert sich, um alle verfügbaren Optionen anzuzeigen, sodass Sie das geeignete Berechtigungsniveau für jeden Abschnitt auswählen können.
Nachdem Sie alle Berechtigungen konfiguriert haben, klicken Sie auf die blaue Schaltfläche "Speichern" in der unteren rechten Ecke, um Ihre Änderungen anzuwenden.

Best Practices für die Rollenverwaltung:

Erstellen Sie Rollen basierend auf der Funktion, anstatt für bestimmte Personen.
Erwägen Sie, schreibgeschützte Rollen für Kunden zu erstellen, die Projekte überprüfen, aber nicht ändern müssen.
Erstellen Sie spezialisierte Rollen für externe Mitwirkende, die nur Zugriff auf bestimmte Teile eines Projekts benötigen.

Projektfreigabe

Die Funktionen zur Projektfreigabe von ElauPro ermöglichen die Zusammenarbeit sowohl mit internen Teammitgliedern als auch mit externen Kontakten. Sie können genau steuern, wer auf jedes Projekt zugreifen kann und welches Zugriffslevel sie haben.

Einladen von Benutzern zu Projekten

Von der Kontaktliste

Navigieren Sie zur Kontaktliste über die Einstellungen.
Finden Sie den Kontakt, den Sie zu einem Projekt einladen möchten, und bearbeiten Sie die Kontaktdaten.
Wählen Sie das/die Projekt(e) aus, die Sie mit diesem Kontakt teilen möchten.
Geben Sie die Rolle an, die sie innerhalb dieser Projekte haben sollen.
Nach dem Speichern des Kontakts wird automatisch eine E-Mail an den Kontakt gesendet, um ihn zur Teilnahme am Projekt einzuladen.
Ein E-Mail-Symbol in der Aktionsspalte kann verwendet werden, um die Einladung bei Bedarf erneut zu senden.

Verwalten des Projektzugriffs

Sobald Sie ein Projekt mit Kontakten geteilt haben, können Sie deren Zugriff während des gesamten Projektlebenszyklus verwalten:

Anzeigen der Projektteilnehmer

Öffnen Sie das Projekt und klicken Sie auf den Projektnamen, um auf den Bildschirm "Projekt bearbeiten" zuzugreifen.
Der Abschnitt "Mitglieder" zeigt alle Benutzer, die derzeit Zugriff auf das Projekt haben.
Das Profilbild oder die Initialen jedes Mitglieds werden zur einfachen Identifizierung angezeigt.

Ändern der Zugriffsberechtigungen

Um den Zugriff eines Benutzers auf ein Projekt zu ändern, können Sie:
- Ihre Rolle ändern, indem Sie auf die Kontaktliste zugreifen und ihre Rollenvergabe ändern.
- Die Projektbesitzrechte mit der Schaltfläche "Projekt übertragen" auf dem Bildschirm "Projekt bearbeiten" übertragen.

Projektübertragung Wenn Sie ein Projekt an einen Kunden oder einen anderen Integrator übergeben müssen:

Öffnen Sie das Projekt und greifen Sie auf den Bildschirm "Projekt bearbeiten" zu.
Wählen Sie den entsprechenden Kontakt als Kunden aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Projekt übertragen".
Bestätigen Sie die Übertragung im erscheinenden Dialog.
Nach der Übertragung wird das Projekt in die Projektliste des Empfängers verschoben und deren Berechtigungen entsprechend aktualisiert.
Beachten Sie, dass Sie nach der Übertragung keinen Zugriff mehr auf das Projekt haben! Der neue Projektinhaber kann das Projekt bei Bedarf mit Ihnen teilen.

Benachrichtigungen zur Projektfreigabe

Wenn Sie ein Projekt mit einem Kontakt teilen, erhält dieser eine E-Mail-Benachrichtigung.
Das Projekt wird in seiner Liste "Geteilte Projekte" angezeigt, wenn er sich bei ElauPro anmeldet.